Macam-Macam Peralatan Kantor

A. Peralatan Kantor Termasuk Mesin Kantor

    1. Komputer

        Fungsi:

            Komputer berfungsi untuk melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi program yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana digunakan.

        Cara Penggunaan:

            1. Colok kabel power komputer dan monitor ke sumber listrik.

            2. Menyalakan tombol monitor (jika belum mati)

            3. Tekan tombol power pada komputer untuk menyalakan.

            4. Setelah ditekan, silahkan menunggu sejenak karena komputer sedang proses booting.

            5. Setelah muncul layar windows serta menu start pada monitor, silahkan pilih program yang akan dijalankan.

    2. Mesin Fotocopy

        Fungsi:

            Mesin fotocopy berfungsi untuk menggandakan atau membuat salinan ke atas kertas dari sebuah dokumen, buku, foto, dan sumber lainnya.

        Cara Penggunaan:

            1. Tekan tombol ON untuk menghidupkan mesin.

            2. Letakkan kertas yang akan difotocopy pada kaca yang menjadi tempat fotocopy.

            3. Tekan tombol PAPER SELECT, lalu atur ukuran kertasnya.

            4. Tekan tombol jjumlah yang akan disalin.

            5. Tekan tombol START, tunggu hingga mesin selesai mengeluarkan hasil gandaan.

            6. Setelah selesai, matikan mesin dengan menekan tombol OFF.

    3. Printer

        Fungsi:

            Printer berfungsi untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer baik berupa teks, gambar, tabel, maupun foto.

        Cara Penggunaan:

            1. Colokkan kabel printer

            2. Hidupkan printer.

            3. Colokkan kabel USB printer ke komputer atau laptop.

            4. Buka Microsoft.

            5. Tekan Control-P (CTRL-P)

            6. Print.

    4. Scanner

        Fungsi:

            Scanner berfungsi untuk memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas ke dalam dokumen digital komputer atau file komputer.

        Cara Penggunaan:

            1. Pastikan mesin scanner menyala dan kabelnya terpasang ke dalam komputer.

            2. Lalu masukkan sebuah kertas di bagian berisi dokumen atau gambar kedalam scanner dengan posisi terbalik.

            3. Lalu klik Windows Start di bagian ujung kiri bawah halaman utama komputer, lalu klik All Programs dan klik Windows Fax and Scan.

            4. Lalu terakhir klik Scan. Tunggu sampai prosesnya berakhir.

            5. Klik Save As di atas halaman utama Windows Fax and Scan, lalu pilih tempat penyimpanannya.

    5. Mesin Faximile

        Fungsi:

            Mesin Faximile berfungsi untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapar digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dokumen atau kertas yang kita inginkan.

        Cara Penggunaan:

            1. Siapkan data nomor Fax.

            2. Masukkan kertas secara Face Down/tulisan membelakangi pengirim.

            3. Angkat handset atau tekan tombol sp-phone atau monitor, maka akan terdengar tone lalu masukkan nomor Fax tujuan kita.

            4. Tunggu terlebih dahulu beberapa saat, apabila sudah terdengar nada Fax atau beef panjang, tekan tombol start.

            5. Setelah itu, mesin Fax akan memproses pengiriman dokumen kita dan tunggu sampai dokumen terkirim.

            6. Apabila dokumen kita terkirim akan keluar laporan atau report bahwa dokumen tersebut telah sukses terkirim.

    6. Mesin Laminating

        Fungsi:

            Mesin laminating berfungsi untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik atau film.

        Cara Penggunaan:

            1. Tekan tombol ON untuk menghidupkan.

            2. Untuk menggunakannya tunggu 10 menit agar mesinnya panas.

            3. Pilih kecepatan mesin laminating dengan menyesuaikan kertas yang dipakai.

            4. Lapisi kertas dengan plastik pelapis khusus laminasi.

            5. Tempatkan kertas atau dokumen yang ingin dilaminasi pada mesin, kemudian tekan tombol "Run".

            6. Ambil hasilnya dari mesin kemudian rapikan.

    7. Numerator

        Fungsi:

            Numerator berfungsi untuk membubuhkan nomor pada lembar dokumen.

        Cara Penggunaan:

            1. Beri tinta pada bantalan huruf.

            2. Atur nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

    8. Mesin Penghitung Uang

        Fungsi:

            Untuk menghitung jumlah uang kertas secara cepat dan praktis.

        Cara Penggunaan:

            1. Hubungkan mesin hitung uang dengan aliran listrik.

            2. Pastikan mesin hitung tersebut dalam status ON.

            3. Masukkan uang ke pengait, pastikan uang tersebut dalam posisi yang benar.

            4. Setelah selesai, matikan mesin tersebut dan simpan dengan baik.

    9. Mesin Absensi

        Fungsi:

            Untuk mempermudah mengetahui presensi karyawan.

        Cara Penggunaan:

            1. Instalasi mesin fingerprint, lalu daftarkan sidik jari Anda.

            2. Penggunaan yang tepat yaitu dengan menempelkan jari rata pada bagian tengah layar.

            3. Bila berhasil, umumnya LED akan menjadi hijau selama kurang lebih 3 detik dan mengeluarkan suara "Terimakasih" atau "Thank You".

    10. Kalkulator

          Fungsi:

            Menghitung bilangan dengan rumus penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian dan lain-lain.

        Cara Penggunaan:

            Dengan cara langsung mengaplikasikannya pada tombol yang ada pada kalkulator.

B. Peralatan Kantor Bukan Mesin Kantor

        1. Flashdisk, Memori Card, External Hardisk

            Fungsi:

                Untuk menyimpan data-data digital selain di komputer dan untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu ke komputer lainnya.

            Cara Penggunaan:

                Dengan cara menyambungkan pada komputer dan menyalin data-data komputer ke flashdisk. 

    

    2. Stapler

        Fungsi:

            Untuk menyatukan sejumlah kertas.

        Cara Penggunaan:

            Isi dengan staples, kemudian sejumlah kertas yang akan distapler diletakkan pada ujung stapler (tepat dimana staples akan keluar) dan ditekan atau dijepret secara manual.

    3. Perforator

        Fungsi:

            Untuk melubangi kertas.

        Cara Penggunaan:

            1.       Siapkan kertas yang akan dilubangi. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menekan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

            2.       Letakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

            3.       Tangkai perforator ditekan dengan  telapak tangan sampai kertas berlubang.

        4. Gunting

            Fungsi:

                Untuk menggunting kertas atau benda lainnya.

            Cara Penggunaan:

                Dengan cara menggerakkan kedua sisinya.

        5. Penjepit Kertas

            Fungsi :

                           Menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara.

            Cara Penggunaan:

                Dengan cara menyatukan kertas dengan penjepitnya.

    6.  Alat Sortir

        Fungsi :

            Untuk memisahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke  dalam folder masing-masing.

        Cara Penggunaan :

            Surat atau warkat disortir atau diurutkan berdasarkan aturan tertentu penyortiran surat atau warkat diletakkan pada rak atau kotak yang terdapat pada alat sortir.

    7.  Tickler

        Fungsi :

            Untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip/ kartu-kartu lain dan berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

        Cara Penggunaan:

            Kartu-kartu diletakkan dalam tickler file dengan posisi vertikal. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide/pembatas sebagai pemisah jenis kartu/tanggal kartu.

    8.  Filling Kabinet

    

        Fungsi :

            Untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

        Cara Penggunaan:

            Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

    9.  Map Arsip

        Fungsi :

            Untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif.

        Cara Penggunaan :

            Kumpulan arsip dapat dibandel atau diikat dengan menggunakan tali dan diletakkan tali dan diletakkan dalam stopmap lalu ditutup dengan daun penutup yang berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuh.

 

Sumber Gambar: Goggle.com